Como configurar canais e espaços de trabalho no Slack

Desde o seu lançamento em 2014, o Slack
tornou-se uma ferramenta popular para colaboração nas empresas. Com
cerca de 6 milhões de usuários ativos pelo mundo – dos quais
aproximadamente um terço é assinante pago – o aplicativo continua a
evoluir para realizar ainda mais tarefas.

Uma boa maneira para
entender como o Slack tornou-se uma presença importante nos escritórios é
considerar a resposta do mercado quando a plataforma de colaboração sai
do ar. Uma queda de 45 minutos do serviço em janeiro deste ano
tornou-se um dos tópicos mais comentados no Twitter nos EUA, enquanto
executivos se perguntavam como poderiam se comunicar com um colega de
trabalho sentado a duas mesas de distância.

Avaliada em cerca de
5,1 bilhões de dólares, a Slack Technologies – empresa por trás do app –
conseguiu 250 milhões de dólares em sua mais recente rodada de
financiamento e parece pronta para realizar o seu IPO (Oferta Pública de
Ações).

Esses fatos citados acima mostram que a plataforma está
amadurecendo. Após ganhar uma presença forte em muitas empresas graças à
adoção viral por pequenas equipes de usuários – muitos dos quais gostam
de falar bem do app por aí, o que atrai ainda mais usuários – o próximo
passo do Slack é conseguir implementações mais amplas em empresas
maiores.

Isso colocaria o Slack em uma concorrência ainda mais
direta com plataformas como Microsoft Teams, Facebook Workpless,
Atlassian’s Tride, Google Hangouts Chat, e diversas startups não tão
conhecidas.

“O Slack está crescendo”, afirma o diretor de
pesquisas da IDC, Wayne Kutzman. “O que começou como uma plataforma de
colaboração que as pessoas levavam de casa agora tem mais 2 de milhões
de usuários pagos e está tornando-se rapidamente uma solução madura para
empresas que se integra com um grande número de investimentos
principais em TI.”

O que é o Slack?
Colocado
de forma simples: o Slack é um aplicativo baseado na nuvem que conecta
equipes de funcionários, permitindo que eles colaborem em projetos em
tempo real e compartilhem documentos, imagens, vídeos e outros dados
necessários para fazer o trabalho. O serviço está disponível como um app
separado para desktops e aparelhos móveis (Android, iOS e até Windows
Phone), assim como via navegadores web. Saiba mais: Por que um software
na nuvem é mais seguro? A SONDA te explica! Patrocinado

“A ideia é
unir as equipes para ajudá-las a trabalharem juntas de maneira mais
eficiente e efetiva”, destaca o diretor de serviços e analista de
pesquisas da Freeform Dynamics, Richard Edwards.

Obviamente, não é
apenas sobre trabalho. O Slack também quer tornar as interações mais
divertidas, o que tem sido uma parte do segredo por trás do seu sucesso:
os canais públicos muitas vezes podem ser tomados por GIFs e
brincadeiras entre colegas de trabalho, funcionando como uma espécie de
“bebedouro digital” para os funcionários, que podem estar a uma mesa ou a
um continente de distância.

O Slack iniciou sua trajetória como
uma ferramenta de mensagens para desenvolvedores trabalhando em um
videogame. Após o desenvolvimento do jogo ser encerrado, as atenções se
voltaram para construir o app de mensagens que acabaria virando o Slack;
o esforço foi encabeçado pelo fundador e CEO Stewart Butterfield, que
também ajudou a fundar o site de compartilhamento de imagens Flickr. A
primeira versão da encarnação moderna do Slack apareceu pela primeira
vez, ainda como um beta, em agosto de 2013.

Os recursos básicos do
Slack são fáceis de serem dominados por novos usuários, o que
certamente ajudou nessa propagação viral do aplicativo.

As equipes
de usuários são organizadas em espaços de trabalho (chamados de
“workspaces”), onde podem se comunicar e compartilhar documentos.
Empresas menores provavelmente terão apenas um espaço desses, enquanto
que companhias maiores poderão ter diversos grupos interconectados.

Existem
três tipos de canais dentro de cada espaço de trabalho para os membros
da equipe: públicos, privados e, mais recentemente, canais
compartilhados. O último permite a comunicação com funcionários de
outras companhias. Os canais permitem que as conversas sejam centradas
em um projeto, um grupo (como equipe de marketing ou vendas, por
exemplo) ou um interesse (como vídeo) específico.

E o Slack aposta
alto nos seus canais. “Acreditamos que os Canais vão substituir o
e-mail como a maneira principal para as pessoas se comunicarem e
colaborarem no trabalho”, afirma um porta-voz da companhia.

O
aplicativo também oferece um recurso de mensagens diretas para conversas
rápidas com outros membros da equipe. Grupos focados de até oito
membros também podem ser configurados, com os colegas podendo ser
facilmente encontrados ao fazer uma busca no Team Directory (Diretório
de Equipe), que fornece uma visão geral sobre as pessoas em uma empresa.

Desde
seu lançamento, a plataforma vem adicionando novos recursos de forma
bastante rápida. Funcionalidades para chamadas de voz e vídeos foram
lançadas em 2016, enquanto que o compartilhamento de tela foi habilitado
em 2017 – como resultado da aquisição da ScreenHero pelo Slack. Outras
adições recentes incluem a aguardada introdução das mensagens por
tópicos.

Como configurar
Cada espaço de
trabalho começa com dois canais, #general (#geral) e #random
(#aleatório), mas a maioria dos usuários vai querer adicionar mais
opções quase que imediatamente.

Uma vez que estiver conectado com o
software, é fácil configurar um novo canal. Usando o app para desktop,
clique no ícone “+”, localizado próximo à opção Channels (Canais), na
barra lateral esquerda. A partir daí, você pode selecionar se o canal
será público ou privado, dar um nome a ele e adicionar qualquer
informação relevante (como o assunto a ser discutido, por exemplo).

Em
seguida, você seleciona os membros que serão convidados ao clicar na
caixa de convites (para navegar por uma lista de colegas de trabalho) ou
apenas digita um nome na barra de buscas.

O processo de criação
de canais funciona de forma muito parecida nos aparelhos móveis. Todos
os membros, com exceção dos convidados, podem criar um novo canal,
apesar de os administradores do espaço de trabalho poderem limitar a
criação de canais públicos ou privados. (Apenas os administradores podem
criar canais compartilhados com grupos externos, no entanto.)

Para
quem quer criar um espaço de trabalho totalmente novo, primeiro é
preciso ir até a página de criação de workspaces – slack.com/create. Lá,
você fornecerá um endereço de e-mail e receberá um código de
confirmação para ser digitado antes de adicionar o nome e a senha do
espaço. O passo seguinte é revisar as diretrizes e permissões do
workspace antes de começar a convidar as pessoas.

Como conectar o Slack com outros apps de produtividade
Um
dos principais atrativos do Slack é a enorme variedade de integrações
com apps e chatbots disponíveis para o serviço. Isso significa que os
usuários podem interagir com apps de terceiros, como Skype, Box ou
Google Drive a partir do Slack, o que ajuda a posicionar a plataforma
como uma espécie de hub central de produtividade.

Outra integração
popular é com o Trello, da Atlassian, uma nova forma gerenciamento
colaborativo de tarefas, que possui um pouco de sobreposição com o
Slack, mas foca em quadros (no estilo kanban) para a coordenação de
projetos.

O Slack também fechou parcerias com gigantes do segmento
de software corporativo como Oracle, SAP e ServiceNow – sendo que a
última foi uma das mais pedidas pelos usuários. A integração com o
ServiceNow permite que incidentes da ferramenta de gerenciamento de
serviços de TI sigam diretamente pelos canais do Slack.

“Uma das
principais forças do Slack é como ele integra aplicações externas em um
fluxo de bate-papo”, afirma o diretor de pesquisas da Gartner, Larry
Cannell. “Esse tipo de integração enriquece as conversas e dá ao fluxo
de mensagens um propósito e uma razão para o usuário permanecer no
chat.”

Também há um ecossistema vibrante de empresas desenvolvendo
sobre a plataforma do Slack, com milhares de aplicativos agora
disponíveis no App Directory (Diretório de Apps). Um exemplo é o
conhecido toolkit de gerenciamento de tarefas e coisas a fazer baseado
no Slack, o Workast, que recebeu recentemente um investimento de 1,85
milhão de dólares. Enquanto isso, o chamado Slack Fund, lançado em 2015,
fornece financiamento para empresas que desenvolvem bots sobre a
plataforma.

“O Slack cresceu para ser muito mais do que um app de
mensagens em grupo, como podem provar os mais de 155 mil membros da sua
comunidade de desenvolvedores”, aponta Kurtzman.

Ferramentas de
automação, como a IFTTT (If This,Then That), também oferecem maneiras
interessantes de incorporar diferentes aplicações ao Slack. Isso poderia
significar usar a localização do smartphone para notificar um canal de
equipe quando você chegar ao escritório, ou lembrar aos membros da
equipe para enviarem formulários de despesas antes do fim do mês.

Um
modelo freemium tem estado no coração do negócio do Slack desde o seu
lançamento, e foi um componente chave para a sua adoção viral entre os
usuários corporativos. Em muitos casos, os usuários se inscrevem para
usar o Slack de graça; a partir daí, a ferramenta tende a se proliferar
de forma mais ampla pela empresa, o que então obriga o departamento de
TI a adotá-la mais formalmente – o que inclui pagar pelo serviço.

A oportunidade corporativa e o futuro do Slack
Apesar
de o Slack ter dependido inicialmente da adoção viral para se espalhar,
mais recentemente as atenções do aplicativo estão voltadas para o uso
por usuários corporativos e implementações amplas nas empresas. E a
plataforma está registrando bons resultados aqui: o Slack anunciou
recentemente que cerca de 150 grandes empresas estão usando o seu
produto Enterprise Grid, incluindo nomes como Capital One, Target e 21st
Century Fox. Além disso, a companhia também vem focando esforços na sua
expansão internacional, sendo que mais da metade (55%) dos usuários
pagantes do Slack estão fora dos EUA.

A edição corporativa do app
inclui controles avançados de segurança e funções administrativas e de
usuários para um número ilimitado de espaços de trabalho. Ela é feita
para suportar implementações em empresas com dezenas de milhares de
funcionários com espaços de trabalho separados, mas conectados.

Um
dos desafios para o Slack em termos de conseguir uma presença mais
forte nas grandes empresas é assegurar que pode impulsionar a
produtividade sem uma sobrecarga de informações. Em grande parte, essa
demanda por apps de chats baseados em equipes teve origem na frustração
causada justamente pela sobrecarga de e-mails. Mas quanto mais uma
empresa depende de uma ferramenta como o Slack, mais dados surgirão para
ela lidar.

“Então você está compartilhando toda essa informações,
como você colhe esses dados e os torna úteis, para mostrar o ponto da
produtividade?”, afirma a VP e analista principal da Forrester, Margo
Visitacion. “O desafio geral com as ferramentas de colaboração é não
causar ruídos, mas ser produtiva.”

Com isso em mente, o Slack
planeja que a Inteligência Artificial (IA) tenha um papel maior na
otimização de processos. A companhia criou a sua divisão Search,
Learning and Intelligence (SLI) em 2016 para ajudar a encontrar maneiras
de facilitar o uso da plataforma. Até o momento, esse esforço levou ao
lançamento de recursos como melhorias nas funcionalidades de busca para
reduzir o tempo gasto na hora de encontrar mensagens e arquivos antigos e
a habilidade de virem à tona colegas com mais chances de terem
conhecimento sobre um assunto em especial.

A SLI também habilitou
sugestões personalizadas do Slackbot para os canais que podem interessar
a um usuário em particular. E um recurso Highlights oferece aos
usuários uma visão geral sobre as mensagens mais importantes para uma
pessoa, com base em interações anteriores. “Estamos super focados em
descobrir novas maneiras de implementar a IA no espaço de trabalho e
evoluir o futuro da narrativa de trabalho”, afirma um porta-voz do
Slack.

O Slack também começou a investir nas suas equipes de
vendas para aumentar a receita; ser atraente para um público corporativo
significa que a companhia precisa adotar uma abordagem diferente para
vender a sua plataforma.

“Uma coisa que está segurando o Slack de
avançar nas empresas é o que o tornou popular até agora, e isso é ser
vendido com uma base de equipe por equipe”, afirma o diretor de
pesquisas da Gartner, Larry Cannell. “Quando você vende para uma empresa
maior, você precisa vender em uma base de empresa. E o produto Grid
deles está tentando fazer isso. Esse é um produto extremamente
importante para eles se manterem e crescerem dentro das empresas.”

Esse
pode ser o maior obstáculo de curto prazo para o Slack: convencer os
clientes corporativos que já possuem relacionamentos com companhias como
a Microsoft que o seu produto completo é um melhor investimento do que
as funcionalidades disponíveis de graça dentro um pacote de ferramentas.

“Estamos
nos estágios iniciais de uma transformação de 100 anos sobre como as
pessoas vão trabalhar e se comunicar”, afirmou um porta-voz do Slack.
“Melhorar a comunicação e a colaboração no espaço de trabalho é uma
oportunidade de negócios enorme que inevitavelmente vai incluir muitos
players. Por isso, é válido ter a Microsoft e outras empresas como
rivais, já que isso trará um futuro melhor de forma mais rápida.”