Planejamento de projetos: do Termo de Abertura (TAP) ao plano de gerenciamento

O planejamento de projetos é uma etapa crítica e estratégica que assegura que todas as atividades sejam organizadas e dirigidas na busca de resultados bem-sucedidos. Um planejamento eficaz não apenas define o propósito e as diretrizes do projeto, mas também estabelece como cada componente se interconecta ao longo do ciclo de vida do projeto.

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Neste contexto, o Termo de Abertura do Projeto (TAP) surge como o primeiro passo essencial, formalizando a autorização e a justificativa para o projeto. O TAP fornece a base para o desenvolvimento do Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP), que detalha como o projeto será executado, monitorado e encerrado. A integração desses dois documentos é fundamental para garantir que o projeto não apenas atenda às expectativas estratégicas, mas também seja conduzido com responsabilidade e clareza.

O Termo de Abertura do Projeto (TAP)

O Termo de Abertura do Projeto é um documento formal que autoriza o início do projeto e oferece uma visão geral das suas principais características, incluindo objetivos, escopo e stakeholders. Faz parte da fase de inicialização do Projeto.

Elementos críticos que devem ser contemplados no TAP:

• Justificativa do projeto: Descreve a necessidade do projeto e os problemas que ele visa resolver.

• Objetivos do projeto: Define objetivos específicos (e até mensuráveis) que o projeto deve alcançar.

• Descrição do projeto: Fornece uma visão geral do que o projeto envolve.

• Principais entregáveis: Lista produtos ou serviços que o projeto irá fornecer.

• Premissas: Estabelece pré-condições feitas durante o planejamento.

• Restrições: Identifica limitações que podem afetar a execução do projeto.

• Riscos iniciais: Aponta riscos potenciais que podem impactar o projeto.

• Stakeholders principais: Lista as partes interessadas no projeto.

• Orçamento: Fornece uma visão geral dos custos estimados.

• Equipe: Descreve os membros e suas funções principais.

• Marcos (Milestones): Define os principais pontos de verificação do projeto.

• Aprovação do Termo de Abertura: Confirma a autorização formal do projeto.

Estudo de Caso (fictício) do TAP: aplicativo de e-commerce da empresa Top Cuisine

Justificativa do projeto:

• A Top Cuisine está enfrentando desafios operacionais significativos com seu processo atual de pedidos, que é feito manualmente, resultando em longos tempos de espera e erros frequentes. A necessidade de modernizar e automatizar o processo é imperativa para melhorar a eficiência, aumentar a satisfação do cliente e, assim, competir de maneira eficaz no mercado de alimentos gourmet.

Objetivos do projeto:

• Objetivo geral: 
  • Modernizar o processo de pedidos por meio da implementação de um aplicativo de e-commerce, assegurando uma experiência de compra mais rápida e conveniente.

• Objetivos específicos:

• Reduzir o tempo de processamento dos pedidos em 50%.
• Aumentar a taxa de satisfação do cliente em pelo menos 30% após o lançamento.
• Lançar o aplicativo completo em seis meses e dentro do orçamento pré-estabelecido de R$ 200.000.
• Garantir a integração eficaz do aplicativo com os sistemas existentes de gerenciamento de estoque e atendimento ao cliente.

Descrição do projeto:

• O projeto envolve o design, desenvolvimento e lançamento de um aplicativo de e-commerce que permitirá aos clientes fazerem pedidos de produtos gourmet com uma interface intuitiva. As fases principais incluem:

• • Planejamento e Definição de Requisitos: Levantamento de necessidades, definição do escopo, e aprovação das funcionalidades.
  • Design e Desenvolvimento: Criação da interface do usuário e construção do sistema backend.
  • Testes e Garantia de Qualidade: Verificação das funcionalidades, testes de usabilidade e segurança.
  • Lançamento e Promoção: Implementação da estratégia de marketing para divulgar o novo aplicativo.
  • Treinamento da Equipe de Atendimento ao Cliente: Capacitação da equipe para oferecer suporte adequado aos usuários do aplicativo.

Principais entregáveis:

• Documento de requisitos.
• Protótipos do design do aplicativo.
• Aplicativo funcional e testado.
• Relatórios de testes de qualidade.
• Plano de marketing e lançamento.
• Materiais de treinamento para a equipe.

Premissas:

• A equipe de desenvolvimento possuir as habilidades necessárias.
• Os clientes dispostos a adotar o novo sistema.
• As integrações com os sistemas existentes serão concluídas sem problemas significativos.

Restrições:

• O projeto precisa ser finalizado em 6 meses.
• O orçamento total é de R$ 200.000.

Riscos iniciais:

• Atrasos no desenvolvimento devido a problemas técnicos.
• Dificuldades na integração com sistemas existentes.
• Resistência dos usuários à mudança do processo de pedido manual.

Stakeholders principais:

• Clientes: Usuários finais do aplicativo.
• Equipe de Desenvolvimento: Responsável pelo design e implementação.
• Equipe de Marketing: Encarregada de promover o aplicativo.
• Equipe de Atendimento ao Cliente: Necessita de treinamento para suporte.
• Gerência Executiva: Interessada no sucesso e na rentabilidade do projeto.
  

O Plano de Gerenciamento do Projeto

O Plano de Gerenciamento do Projeto é um documento abrangente da fase de planejamento, que descreve como o projeto será executado, monitorado e controlado. Ele integra todos os elementos do projeto, descritos no TAP, tornando-se a referência central para a equipe.

Elementos do plano de gerenciamento:

• Objetivos:Reafirma os objetivos do TAP e descreve como serão alcançadas.
• Escopo do Projeto:Detalha claramente as entregas e limites do projeto.
• Plano de Cronograma:Elabora o cronograma com datas e dependências das atividades.
• Plano de Recursos:Identifica os recursos necessários para a execução do projeto.
• Responsabilidades da Equipe:Define claramente os papéis de todos os membros do projeto.
• Análise de Riscos:Avalia os riscos e define estratégias de mitigação.
• Orçamento do Projeto:Detalha os custos estimados, garantindo que estejam dentro do plano.
• Comunicações do Projeto:Estabelece canais e formatos de comunicação com stakeholders.
• Gestão de Stakeholders:Planeja como envolver e gerenciar as partes interessadas.
• Controle e Monitoramento:Define métricas de desempenho e relatórios de progresso.
• Plano de Qualidade:Estabelece padrões a serem seguidos para garantir a qualidade.
• Aprovação do Plano de Gerenciamento:Garante validação formal pelos stakeholders para compromisso com os objetivos.
• Encerramento do planejamento: Orienta como o planejamento será finalizado.

Estudo de caso (fictício) do Plano de Gerenciamento: aplicativo de e-commerce da Top Cuisine

Este plano é fundamentado no TAP e detalha como o aplicativo será desenvolvido e gerido. As descrições abaixo estão bem simplificadas, podendo ser aprofundadas de maneira significativa.

Objetivos projeto:

• Os objetivos do plano refletem os que foram definidos no TAP, garantindo que o aplicativo atinja uma experiência de uso desejada, reduzindo tempos de espera e melhorando a eficiência.

Escopo do projeto:

• Está claramente definido com os entregáveis que o aplicativo oferecerá, como funcionalidades aprimoradas para pedidos, rastreamento e integração de sistemas. O escopo é essencial para assegurar que todos os aspectos do projeto estão devidamente documentados e geridos.
• Neste item, é importantíssimo desenvolver a EAP – Estrutura Analítica do Projeto.

Plano de cronograma:

• O cronograma será desenvolvido para incluir todas as fases do projeto: planejamento, design, desenvolvimento, testes, lançamento e treinamento. Milestones estarão definidos para garantir que cada etapa seja realizada dentro do prazo estipulado.

Plano de recursos:

• Recursos humanos, como desenvolvedores e designers, e recursos tecnológicos necessários para o desenvolvimento serão identificados e alocados para atender as necessidades do projeto.

Responsabilidades da equipe:

• Atribuições claras serão feitas, garantindo que todos os membros da equipe conhecem suas funções e a quem reportar, o que melhora a eficiência e a comunicação.

Análise de riscos:

• Um plano detalhado será implementado para identificar, avaliar e mitigar riscos ao longo do projeto, garantindo que ações corretivas sejam tomadas imediatamente quando necessário.

Orçamento do projeto:

• O orçamento de R$ 200.000 será monitorado de perto, com revisões regulares para garantir que os gastos não excedam os limites e que haja reservas para imprevistos.

Comunicações do projeto:

• Um plano de comunicação sistemático será estabelecido, assegurando que todas as partes interessadas estejam atualizadas sobre o progresso, mudanças e desafios enfrentados.

Gestão de stakeholders:

• Os stakeholders serão constantemente envolvidos, com feedbacks colhidos regularmente para garantir que suas expectativas sejam atendidas e que o suporte contínuo esteja presente.
• Sugere-se o desenvolvimento do Mapa de Stakeholders.

Controle e monitoramento:

• KPIs serão definidos para medir a eficácia do projeto e assegurar que ele se mantenha no caminho certo conforme o cronograma e orçamento.

Plano de qualidade:

• Normas de qualidade serão definidas para garantir que o aplicativo final atenda aos padrões desejados e necessidades dos usuários.
• Estas duas normas podem inspirar este item:

• • ISO 9001: Implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) que focaliza a satisfação do cliente e a melhoria contínua.
  • ISO/IEC 25010: Aplicar o modelo de qualidade para avaliar as características de qualidade do produto de software, como performance, segurança e compatibilidade.

Aprovação do Plano de Gerenciamento:

• O plano será revisado e aprovado pelos principais stakeholders, garantindo o alinhamento e comprometimento de todos os envolvidos.

Encerramento do planejamento:

• O encerramento do planejamento envolverá a revisão final do plano para garantir que está pronto para a fase de execução, assegurando que todas as partes estão em concordância com os objetivos e metas estabelecidos.

Conclusão

Um planejamento eficaz combina ferramentas como o TAP e o Plano de Gerenciamento do Projeto, proporcionando uma estrutura organizada e direcionada para atingir os objetivos desejados. Ao alinhar todos os elementos, o exemplo fictício que abordamos, a Top Cuisine estará melhor posicionada para enfrentar desafios e garantir uma execução bem-sucedida de seu novo aplicativo de e-commerce.

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